益海嘉里金龙鱼食品集团股份有限公司（以下简称“金龙鱼”）是中国食用油市场占有率连续20年第一的“粮油巨头”，2024年经营收入超2300亿元。2025年，金龙鱼引入一站式AI办公平台WPS 365，推动企业事务管理的效率革新。

图为金龙鱼上海总部

用一张表让2000位司机告别“往返跑”、实现 400多位劳务工健康证管理、全流程追踪IT部门40多项工作，用云文档终结了企业跨城市协同的“版本混乱”，金龙鱼各个部门正在用WPS 365重塑工作流程，提升跨部门、跨地区的协同效率，为企业的高效运转提供有力支撑。

一张表让2000个司机告别“往返跑”

益海嘉里（青岛）食品工业园是金龙鱼业务板块最全的综合性食品产业园区。根据产销计划，青岛工业园需要提前确定各类农副产品的采购品种、数量及到货时间。不同的货运公司，不同的原材料，不同的到货时间，对到货登记验收提出了挑战。

到了采购季，每天有几十辆原料运输车进出青岛工业园，高峰期则有数百辆，司机需要从停车点步行至门岗填写纸质登记表，登记车牌号、司机信息、原料类型等信息，再返回停车点等待，单趟往返最远达3公里，人均登记耗时10分钟。同时，门岗还需逐一核验信息并录入业务系统。

图为到货登记单

使用WPS 365表单后，司机在手机上就能在线填单，并通过定位功能，规避未到现场即登记、代登记等行为。工厂管理方可以灵活添加字段，按需增加采购品类。青岛工业园IT部门的李经理反馈：“司机不用来来回 回地跑了，在车上就能做好到货登记；门岗不需要频繁对接司机，只需根据表单信息在系统中做好核验登记。”

图为表单管理视图

表单上线3个月内，系统累计登记2000个司机的近6000条原料运输数据，覆盖小麦、花生、芝麻等6类核心原料。其中，人均登记用时从10分钟缩短至3分钟，3个月累计节省700个工时。同时，工厂管理方在后台借助多样化的视图实时掌握工厂车辆流量、司机到访频率等管理指标。

目前，金龙鱼还以表单为基础打造“农产品采购自动核单方案”，在山东胶州、兖州两个工厂试用上线，进一步推动采购订单的自动化管理。

400人的健康管理，从“被动补漏”到“主动预警”

相关员工的健康管理，是金龙鱼工厂管理者的重要工作。以金龙鱼东莞工厂为例，3名管理员需要负责400多名劳务工的健康管理，以往通过传统表格汇总人员信息，但传统表格难以顺畅插入健康证照片，400多张照片另存在一个文件夹里，健康证有效期全靠人工翻看核对，到期时间难追踪。

图为劳务工登记表单

现在，金龙鱼东莞工厂通过表单轻松收集几百名劳务工的信息，包括健康证照片、姓名、联系方式、年龄、应聘岗位、入职时间等数据，并自动汇总至同一张多维表格，数据之间相互关联，查询更简单。多维表格还能设置提醒功能，自动识别即将到期的健康证，让管理员有时间做主动管理。

截至目前，仅需3名管理员就能维护400多名劳务工的证件信息，信息实时更新，彻底告别以往“翻表格、找照片”的工作状态。健康管理工作从“被动补漏”变为“主动预警”，规避健康证件的过期风险，并提升了管理员的信息统计和管理能力。

“过去，在文件夹中翻找一名劳务工的证件状态要5分钟左右，现在用多维表格10 秒内就能查到，人员管理更加高效规范。”金龙鱼东莞工厂劳务工管理方说。

40多个项目的进度，一张表完成全流程追踪

另一个利用数字化工具提效的部门是金龙鱼的IT服务支持中心。该中心负责企业数字化项目的建设和运维。该部门的胡经理介绍，截至2025年7月，光服务器测试、容灾演练、DS测试、云资源整合、日志监控等重要事项，累计就有47项，需要做好进度管理。传统管理模式存在信息断层、跟进滞后的问题。

图为项目汇总进度表

借助多维表格，IT服务支持中心实现项目管理的全链路升级：47项工作集中录入一张表上，计划时间、负责人、进度状态等信息清晰呈现，团队成员均可直接查看项目进度。针对即将到期且未完成的任务，系统自动给项目负责人的企微推送提醒。在机房巡检的工作中，IT服务支持中心实现人员排班的自动化和巡检数据的线上汇总。

“过去需要一天时间逐一沟通才能完成项目进度汇总，现在打开多维表格就实时看到项目进度，各项工作均能按期推进，团队协作效率得到大幅提升。”胡经理说。

一个文档完成合同在线审核，反馈意见不用等

金龙鱼旗下员工超3.5万人，生产基地和经销体系遍布全国。除了用好多维表格，云文档也成为企业员工跨部门、跨地域协同的新工具。金龙鱼采购中心的员工们深有感触，每年有上千份合同需要发起。采购部的负责人介绍：“此前采购合同以邮件形式给到法务部门，因为采购部和法务部是两地办公，合同的审核流程比较耗时，在多次修改中就容易出现多个版本。”

引入WPS 365的云文档后，采购中心改变了这种合同“版本混战”的局面，采购部、法务部在线编辑同一份合同文档，通过文档的评论留言实时交流意见，且自动保存所有修改记录。采购部与法务部的合同审批周期因此从原来的3天压缩至1天。

即使多人同时编辑一份文档，也不用担心数据安全问题。通过登录验证、协作权限、离职交接、文档外发审批、明文水印等功能，团队实现文档管理的事前防范、事中控制、事后追溯，让文档管理更简单。

用数字化应用改善工作流程和协作方式，以支撑各项业务的高效运转。未来，金龙鱼将继续在业务场景中挖掘数字化潜力，让办公应用成为效率提升 “加速器”、业务增长 “助推器”。